Les demandes complètes sont traitées plus rapidement par nos services. Retrouvez l’ensemble des pièces à joindre pour vos demandes de prise en charge, de paiement et les documents et preuves à conserver.

Certificat de réalisation

Nouveau !

Désormais le certificat de réalisation unique remplace les attestations de présence. L’objectif : fluidifier les modalités de paiement et harmoniser les pratiques entre Opco. Il est obligatoire pour le règlement des factures de toute action de formation, bilan de compétences, action VAE et action de formation par alternance.

Établi conformément à l’article R 6332-26 du code du travail et à l’arrêté du 21 décembre 2018, ce certificat peut également valoir d’attestation intermédiaire, d’attestation de fin de réalisation de formation ou d’attestation d’assiduité.

Un modèle est mis à disposition par le ministère du Travail, il convient de l'adapter avec le papier à en-tête de votre organisme. Atlas contrôlera que les informations nécessaires y figurent pour le règlement de la facture.

A noter : Il est conseillé d’indiquer les heures en centièmes (exemple : 1,5 pour 1h30)

Contrôle

Si le certificat de réalisation est une pièce obligatoire suffisante pour qu'Atlas règle les actions de formation, il est toutefois impératif de conserver les documents et preuves ayant permis sa réalisation. En cas d’anomalie avant règlement ou de contrôle aléatoire, notre service contrôle qualité pourra réclamer l'intégralité des éléments ayant permis son élaboration. En cas de contrôle financier après règlement, l'Etat pourra également les exiger. Cette obligation concerne les prestataires de formation (organisme de formation ou entreprise en cas de formation interne).


Pièces justificatives

Quelles sont les pièces à fournir selon le dispositif mobilisé ?

Pièces à joindre à la demande de prise en charge

  • Formulaire de demande de prise en charge incrémenté directement par les services en ligne MyAtlas.
  • Tout document comportant l’objectif professionnel de l’action ainsi qu’un descriptif du contenu (exemple : programme).

Pièces à joindre à la demande de paiement

  • Facture libellée à Atlas, sur papier à en-tête de l’entreprise ou de l’organisme de formation (en cas de subrogation de paiement), rappelant les références du dossier figurant sur l’accord de prise en charge. Les factures doivent être établies au prorata des heures réalisées et attestées.
  • Si paiement par virement, le RIB doit être présent sur la facture.
  • Le certificat de réalisation.

Conformément à l’article R 6313-3 du Code du travail, « la réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant ».

Pièces justificatives à conserver en cas de contrôle

  • Le calendrier de la formation.
  • La facture de l’organisme de formation acquittée par l’entreprise (en cas de remboursement à l’entreprise uniquement).
  • La convention de formation conclue entre l’entreprise et l’organisme de formation, signée par les parties.
  • Justificatifs des frais de déplacement, hébergement et repas
  • Bulletin de paie de/des salarié(s).

Pièces à joindre à la demande de prise en charge

  • Formulaire de demande de prise en charge incrémenté directement par les services en ligne MyAtlas.

  • Convention tripartite signée.

Pièces à joindre à la demande de paiement

  • Facture libellée à Atlas, sur papier à en-tête de l’entreprise ou de l’organisme de formation (en cas de subrogation de paiement), rappelant les références du dossier figurant sur l’accord de prise en charge. Les factures doivent être établies au prorata des heures réalisées et attestées.

  • Si paiement par virement, le RIB doit être présent sur la facture.
  • Le certificat de réalisation.
    Conformément à l’article R 6313-3 du Code du travail, « la réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant ».

Pièces justificatives à conserver en cas de contrôle

  • La facture de l’organisme de formation acquittée par l’entreprise (en cas de remboursement à l’entreprise uniquement).

  • La convention de formation conclue entre l’entreprise et l’organisme de formation, signée par les parties.

  • Bulletin de paie de/des salarié(s).

Pièces à joindre à la demande de prise en charge

  • Formulaire de demande de prise en charge incrémenté directement par les services en ligne MyAtlas.

  • Tout document comportant l’objectif professionnel de l’action ainsi qu’un descriptif du contenu (exemple : programme).
  • Avenant au contrat de travail.

Pièces à joindre à la demande de paiement

En cas de remboursement à l’entreprise

  • Facture libellée à Atlas, sur papier à en-tête de l’entreprise, rappelant les références du dossier figurant sur l’accord de prise en charge. Les factures doivent être établies au prorata des heures réalisées et attestées.
  • Si paiement par virement, le RIB doit être présent sur la facture.
  • Le certificat de réalisation.
    Conformément à l’article R 6313-3 du Code du travail, « la réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant ».

En cas de remboursement à l’organisme de formation

  • Facture libellée à Atlas, sur papier à en-tête de l’organisme de formation, rappelant les références du dossier figurant sur l’accord de prise en charge. Les factures doivent être établies au prorata des heures réalisées et attestées.

  • Si paiement par virement, le RIB doit être présent sur la facture.
  • Le certificat de réalisation.
    Conformément à l’article R 6313-3 du Code du travail, « la réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant ».

Pièces justificatives à conserver en cas de contrôle

  • Le calendrier de la formation.
  • La facture de l’organisme de formation acquittée par l’entreprise (en cas de remboursement à l’entreprise uniquement).
  • La convention de formation conclue entre l’entreprise et l’organisme de formation, signée par les parties.
  • Bulletin de paie de/des salarié(s).

Pièces à joindre à la demande de prise en charge

  • Formulaire de demande de prise en charge incrémenté directement par les services en ligne MyAtlas.

  • Tout document comportant l’objectif professionnel de l’action ainsi qu’un descriptif du contenu (exemple : programme).
  • CERFA, incrémenté directement par les services en ligne.

Pièces à joindre à la demande de paiement

En cas de remboursement à l’entreprise

  • Facture libellée à Atlas, sur papier à en-tête de l’entreprise, rappelant les références du dossier figurant sur l’accord de prise en charge. Les factures doivent être établies au prorata des heures réalisées et attestées.
  • Si paiement par virement, le RIB doit être présent sur la facture.
  • Le certificat de réalisation.
    Conformément à l’article R 6313-3 du Code du travail, « la réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant ».

En cas de remboursement à l’organisme de formation

  • Facture libellée à Atlas, sur papier à en-tête de l’organisme de formation, rappelant les références du dossier figurant sur l’accord de prise en charge. Les factures doivent être établies au prorata des heures réalisées et attestées.
  • Si paiement par virement, le RIB doit être présent sur la facture.
  • Le certificat de réalisation.
    Conformément à l’article R 6313-3 du Code du travail, « la réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant ».

Pièces justificatives à conserver en cas de contrôle

  • Le calendrier de la formation.
  • La facture de l’organisme de formation acquittée par l’entreprise (en cas de remboursement à l’entreprise uniquement).
  • La convention de formation conclue entre l’entreprise et l’organisme de formation, signée par les parties.
  • Bulletin de paie de/des salarié(s).

Pièces à joindre à la demande de prise en charge

  • CERFA, incrémenté directement par les services en ligne.

  • Convention de formation.

  • Convention de réduction de durée signée (si aménagement de la durée).

Pièces à joindre à la demande de paiement

Les frais sont réglés directement au CFA après réception des pièces suivantes :

  • Facture libellée à Atlas, correspondant aux acomptes figurant dans l’échéancier, émise par le CFA, rappelant les références du dossier figurant sur l’accord de prise en charge.
    Facture net de taxe : non soumis à TVA.
  • Le paiement est effectué systématiquement par virement, le RIB doit être présent sur la facture.
  • Pour les versements intermédiaires : attestation sur l'honneur que l'apprenti est toujours inscrit dans les effectifs du CFA
  • Pour le solde du contrat : certificat de réalisation.
    Conformément à l’article R 6313-3 du Code du travail, « la réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant ».

Pièces justificatives à conserver en cas de contrôle

  • Le calendrier de la formation.
  • La convention de formation conclue entre l’entreprise et l’organisme de formation, signée par les parties.
  • Bulletin de paie de/des salarié(s).

Pièces à joindre à la demande de prise en charge

  • Formulaire de demande de prise en charge incrémenté directement par les services en ligne MyAtlas.

  • Tout document comportant l’objectif professionnel de l’action ainsi qu’un descriptif du contenu (exemple : programme).

Pièces à joindre à la demande de paiement

L’aide à la fonction tutorale n’est payable qu’à la fin de la période de tutorat.

En cas de remboursement à l’entreprise

  • Facture libellée à Atlas, sur papier à en-tête de l’entreprise, rappelant les références du dossier figurant sur l’accord de prise en charge.

Les factures doivent être établies au prorata des heures réalisées et attestées.

  • Si paiement par virement, le RIB doit être présent sur la facture.
  • Le certificat de réalisation.
    Conformément à l’article R 6313-3 du Code du travail, « la réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant ».

En cas de remboursement à l’organisme de formation (délégation de paiement) ou au CFA

  • Facture libellée à Atlas, sur papier à en-tête de l’organisme, rappelant les références du dossier figurant sur l’accord de prise en charge. Les factures doivent être établies au prorata des heures réalisées et attestées.
  • Si paiement par virement, le RIB doit être présent sur la facture.
  • Le certificat de réalisation.
    Conformément à l’article R 6313-3 du Code du travail, « la réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant ».

Pièces justificatives à conserver en cas de contrôle

  • Le calendrier de la formation.

  • La facture de l’organisme de formation acquittée par l’entreprise.
  • La convention de formation conclue entre l’entreprise et l’organisme de formation, signée par les parties.
  • Bulletin de paie de/des salarié(s).

Contrôle qualité

Toutes les pièces justificatives doivent être conservées pour une durée de 3 ans à compter de la fin de l’année du dernier paiement. Cette durée est portée à 10 ans après le dernier paiement en cas de cofinancement par le Fonds Social Européen.


Preuves justifiant de la réalité d’une action de formation

Dans le cadre du contrôle de service fait, en cas d'anomalie constatée dans l'exécution d'une action, le service contrôle d'Atlas peut demander au prestataire de formation (organisme de formation ou entreprise, dans le cadre d'une formation interne) tout document complémentaire assurant la réalité de l'action financée et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles. 

Quelles sont les preuves selon les situations pédagogiques ?

Situations pédagogiques

Preuves ou éléments de preuve

Effectue ou passe un test de positionnement

Extraction de LMS, score, émargement si test en présentiel

Reçoit une prescription, une restitution, des résultats

PIC (protocole ou plan individuel de formation), résultat du positionnement

Effectue ses activités en présentiel

Feuilles d’émargement

Effectue ses activités à distance

Attestation de suivi à distance, avec visas de l’apprenant et du formateur, ou extraction du LMS

Echange à distance

Attestation de suivi à distance, avec visas de l’apprenant et du formateur, ou extraction du LMS

Est évalué en présentiel

Feuilles d’émargement

Est évalué à distance

Extraction de LMS, preuves de réalisation des travaux (preuve de dépôt de documents), des évaluations intermédiaires ou finales, des interactions, etc.