FAQ Apprentissage - Comment mon contrat est-il traité par Atlas ?

Parmi les données à renseigner sur le Cerfa, certaines doivent faire l'objet d'une attention particulière de la part de l'entreprise : une erreur pourrait générer un rejet du contrat ou un allongement des délais de traitement et de versement des aides. Plus de détails dans la rubrique "Quels sont les conditions de validation et les délais de financement ?". 

Pour finaliser le contrat, l'entreprise (ou le CFA, pour le compte de l'entreprise) doit suivre les étapes suivantes :

• saisie des informations demandées sur le formulaire ;
• ajout des pièces obligatoires (voir ci-dessous) ;
• vérification des données renseignées à l’étape "récapitulatif et génération du formulaire" ;
• sauvegarde du dossier sur MyAtlas dans les brouillons ;
• recueil du visa du CFA sur la partie "La formation" ;
• édition du contrat en deux exemplaires originaux et signature par l'entreprise et l'apprenti (voire son représentant légal, s'il est mineur) au plus tard le jour où le contrat démarre. Chaque partie en conserve un exemplaire ;
• validation de l’envoi du contrat sur MyAtlas.

À noter : l'entreprise doit penser à mentionner une adresse mail de contact sur le Cerfa, car après la validation du contrat par Atlas et sa vérification par les services de l'État, c'est à cette adresse que l'ASP enverra une confirmation de réception du contrat.

Si l'entreprise n'a pas encore créé de compte sur la plateforme Sylaé (où se dérouleront tous les échanges avec l'ASP sur le versement des aides), l'ASP lui enverra un code pour créer son compte.

La demande de prise en charge du contrat d'apprentissage est à saisir sur l'espace myAtlas de l'entreprise, rubrique "nouvelle demande".

Le contrat doit-il être envoyé signé à Atlas ? Peut-il être envoyé par voie postale ?

Non, le contrat ne doit pas être envoyé par voie postale à Atlas : il doit être obligatoirement transmis en ligne, sur l'espace MyAtlas. Il n'est pas nécessaire de transmettre à Atlas le contrat signé : les informations transmises sur myAtlas sont réputées conformes au contrat conclu avec l’apprenti.

À noter : l'entreprise doit éviter de remplir à la fois un contrat en ligne (obligatoire) et un contrat en version papier (qu'elle déposerait sur myAtlas). En effet, les deux formes de contrat pourraient comporter des mentions différentes, ce qui compliquerait et retarderait le traitement et la validation par Atlas, l'examen de l'éligibilité par les services de l'État, puis le paiement par l'ASP.

Quand le CFA doit-il signer le Cerfa ?

Lorsque l'entreprise a saisi le contrat sur myAtlas puis l'a imprimé, elle demande au CFA d'apposer son visa dans la partie "La formation".

Faut-il le signer à nouveau lorsque le "cadre réservé" à Atlas est rempli ?

Non. Atlas remplit le "cadre réservé", puis dépose le contrat auprès des services de l'État en charge de la formation professionnelle, via la plateforme DECA. Le Cerfa est alors édité par Atlas : l'Opco envoie alors à l'entreprise une notification de dépôt du contrat, ainsi que le contrat avec le cadre réservé à Atlas dûment rempli.

Quel est le délai maximum pour transmettre le contrat à Atlas ?

L'entreprise doit transmettre le contrat à Atlas au plus tard cinq jours après le début du contrat.

Quels documents faut-il joindre lors de la transmission du contrat ?

L'entreprise doit joindre obligatoirement :

• la convention de formation, signée par l'entreprise et le CFA ; dans le cas d'un CFA d'entreprise (interne), l'employeur doit joindre l'annexe pédagogique et financière) ;
• l’attestation de l’employeur quant à l’éligibilité du maître d’apprentissage à cette fonction (matérialisée par la case à cocher sur le formulaire) ;
• l’attestation de l’employeur de disposer de l’ensemble des pièces justificatives liées au contrat (matérialisée par la case à cocher sur le formulaire).

Le cas échéant, l'entreprise doit également fournir :

• la convention d'aménagement de la durée du parcours ;
• la convention de mobilité à l'international, même si ce document peut être communiqué au cours du contrat ;

Un justificatif de dérogation pour les apprentis de 30 ans et plus (ce justificatif n'est pas dû pour les apprentis RQTH, inscrits sur la liste des sportifs de haut niveau ou qui déclarent un projet de création ou reprise d’entreprise)

En cas d'erreur de saisie du contrat, comment la signaler aux services d’Atlas ?

Il convient de transmettre la modification via la fonction « transmettre un avenant/corriger contrat » dans le détail du dossier sur l'espace myAtlas.

La date d'effet de l'avenant doit correspondre à la date de début du contrat, s'il s'agit d'une correction. La date de conclusion à renseigner correspond à la date de signature de l'avenant.

Quels éléments sont particulièrement sensibles lors de la saisie du contrat  ?

Lieu de réalisation du contrat :

L’établissement doit être actif sur la base INSEE au moment du début du contrat

L’établissement de l’entreprise sélectionné doit correspondre strictement au lieu d’exécution du contrat et à la DSN de l’entreprise

L’organisme de formation en apprentissage :

L’organisme de formation à renseigner est le CFA responsable correspondant à la convention de formation: la recherche du CFA par le SIRET est à privilégier,

Le titre visé:

La recherche du titre par code rncp ou code diplôme dans le référentiel intégré est fortement conseillée. En effet le titre sélectionné permet l’auto-complétion de plusieurs données, aussi l’intitulé du titre issu du référentiel peut être différent de l’intitulé d'usage communiqué par le CFA, néanmoins c’est l’intitulé au sens RNCP qui est le plus important

Le titre doit être actif au RNCP et ouvert à l’apprentissage sauf exception à date de conclusion du contrat, ce point est à vérifier avec le CFA en amont de la transmission

Grille de rémunération :

Les éléments de rémunération proposés dans la grille du formulaire correspondent aux éléments attendus en référence aux dispositions réglementaires de façon générale, il s’agit d’une aide à la saisie. Les taux renseignés par l’entreprise sont contrôlés en termes de minima.

L’entreprise peut modifier les éléments de la grille comme la répartition des dates et la référence au SMIC/SMC, dans ces cas uniquement,  la grille manuelle peut être activé.

Comment transmettre des documents complémentaires à Atlas ?

Des pièces complémentaires peuvent être déposées dans le dossier concerné, sur l'espace myAtlas.

Les fonctions disponibles dans le détail du dossier notamment pour la transmission d’un avenant au contrat, d’une correction ou d’une information de rupture sont à privilégier pour faciliter le traitement de l’information.

Une convention de réduction de la durée du contrat doit être signée par l'entreprise, le CFA et l'apprenti (voire son représentant légal, s'il est mineur), pour tenir compte :

• • soit du niveau initial de compétences de l'apprenti ; 
  • soit des compétences acquises, le cas échéant, lors d'une mobilité à l'étranger, d'une activité militaire dans la réserve, d'un service civique, d'un volontariat militaire ou d'un engagement comme sapeur-pompier volontaire.

Dans ces deux situations, si la durée du contrat est inférieure à 1 an, Atlas majorera de 10 % le montant pris en charge.

Une convention d'allongement de la durée du contrat doit être signée par l'entreprise, le CFA et l'apprenti (voire son représentant légal, s'il est mineur), en cas de suspension du contrat pour une raison indépendante de la volonté de l'apprenti.

Aucune convention de réduction ou d'allongement de la durée du contrat n'est requise dans les situations suivantes :

• conclusion d'un nouveau contrat, après la rupture d'un précédent contrat ;
• prolongation d’un contrat d’apprentissage en cas d'échec à l'obtention du diplôme ou du titre professionnel visé ;
• démarrage d'un cycle de formation en apprentissage sans avoir signé un contrat d’apprentissage ;
• aménagement de la durée du contrat pour un apprenti en situation de handicap ;
• aménagement de la durée du contrat pour un sportif de haut niveau.

Pour les cas où une convention tripartite est nécessaire et pour les autres cas d’aménagement de durée (allongement et réduction) ne nécessitant pas de convention, il sera fait mention de cet aménagement, dans la partie "contrat" du Cerfa, en indiquant soit qu’il s’agit d’une réduction de durée, soit d’un allongement de durée (code 2.1 et 2.2).

L'entreprise peut demander la prise en charge d'une formation de maître d'apprentissage sur le formulaire spécifique "formation maître d'apprentissage" dans l'espace myAtlas, au moment du dépôt du contrat ou après le début du contrat.

L'entreprise peut demander l'aide à la fonction de maître d’apprentissage au moment de la transmission du contrat en cochant “oui” à la question “Souhait de bénéficier de l’aide à la fonction de Tuteur/Maître d’Apprentissage ?”.  

L'entreprise doit ensuite transmettre à Atlas, à l’issue de la période définie par la branche professionnelle (ou de manière partielle avant la fin de cette période, tout mois débuté étant dû), une facture du montant de l’accompagnement financier défini par la branche professionnelle, sans justificatif.  

Atlas effectue un versement sur le RIB renseigné par l’entreprise dans son espace myAtlas Entreprise.