FAQ Apprentissage - Comment mon contrat est-il financé ?

Quel est le délai de traitement du contrat par Atlas ?

Atlas dispose théoriquement d’un délai de 20 jours calendaires (de date à date) pour rendre sa décision, à compter de la transmission par l'entreprise du dossier complet via l'espace MyAtlas. En l'absence de réponse dans ce délai (en cas d'engorgement ou d'autres difficultés rencontrées), l'Opco s'efforce de finaliser l'instruction du dossier dans les meilleurs délais.

Quels critères Atlas applique-t-il pour valider ou non le contrat ?

Atlas doit vérifier plusieurs points-clés, conformément à ses obligations légales : 

• l'éligibilité de la formation à l'apprentissage et l'inscription de la certification visée au RNCP ;
• l’âge d’entrée en apprentissage (dans la rubrique "Quelles caractéristiques de l'apprentissage ?", voir la question "Quel est l'âge minimum d'un apprenti et l'âge maximum ?") ;
• la qualité et l'âge du maître d'apprentissage (dans la rubrique "Quelle mise en œuvre opérationnelle du contrat d'apprentissage, voir la question "Quelles sont les règles relatives au maître d'apprentissage ?") ;
• la rémunération l’apprenti (qui doit être au minimum égale à la rémunération réglementaire à laquelle l’apprenti peut prétendre au regard de son niveau de formation et de son âge notamment, en référence à l’article D.6222-26 du Code du travail).
• Certification qualiopi apprentissage ou équivalent (enseignement supérieur) : Le fait que le CFA possède bien la certification (art. L6316-1 du code du travail)

À noter : la date de conclusion du contrat (date de signature) ne peut être postérieure au début du contrat.

Un dossier est considéré comme incomplet lorsque :

• l’entreprise ne transmet pas l’un des documents obligatoires (voir la rubrique "Comment transmettre le contrat et la demande de financement à Atlas ?") ;
• le contrat d’apprentissage n’est pas dûment rempli ou ne comporte pas les mentions nécessaires, pour finaliser l’instruction par Atlas et/ou la vérification par les services de l'État en charge de la formation professionnelle et/ou le versement par l'ASP des aides financières ;
• la convention de formation transmise ne correspond pas au jeune concerné au contrat, ou n’est pas signée, ou ne comporte pas les mentions nécessaires à l’instruction financière du dossier.

Par ailleurs, Atlas peut indiquer certains points de non-conformité à l'entreprise (qui ne bloquent pas le dépôt du contrat), à charge pour elle­­­­­ de rectifier ensuite les points non conformes.  

Depuis fin janvier 2023, les dossiers de contrats d’apprentissage transmis via myAtlas sont possiblement automatiquement traités. En moins de 24h, le dossier complet est validé et déposé dans DECA puis à l’ASP pour le paiement de l’aide au recrutement ! 

Mise en œuvre pour réduire les délais de décision tout en améliorant la qualité des données transmises, cette automatisation permet notamment de traiter dans les meilleurs délais les dossiers identifiés simples avec des données fiables.

Ce traitement s’appuie sur une vérification automatique des éléments du formulaire saisis à partir des règles de gestion métiers et différents référentiels :

• Si la donnée est conforme aux référentiels externes, et si les points de contrôles réglementaires sont respectés, le contrat est orienté vers un flux de traitement automatique, la décision d’engagement et le dépôt  sur la plateforme DECA sont alors automatiquement établis.

• À l’inverse, si le dossier présente des données non vérifiables ou est identifié comme nécessitant une analyse plus poussée, un gestionnaire Atlas reprend le traitement manuel du dossier

Pour sécuriser le processus, une vérification à posteriori est prévue sur un échantillon de dossiers.

Est il possible de savoir si le contrat transmis sera traité automatiquement ?

Au moment de la confirmation de l’envoi du dossier sur MyAtlas, le traitement par l’Opco réalisé est précisé dans un cadre spécifique. Si le cadre est vert, le dossier est orienté vers le flux de traitement automatique, s’il est orange, le dossier est orienté vers les équipes Atlas. 

Cette information n’est plus disponible ensuite sur l’espace Myatlas.

Comment sont définies les critères permettant le traitement automatique du dossier ?

Les dossiers éligibles au traitement automatique ont des données conformes aux règles de gestion traduites dans Myatlas,  dont la fiabilité peut être vérifiée au regard de référentiels intégrés dans l’outil et qui au regard des données saisies ne présentent pas de complexité.

Certaines situations nécessitent systématiquement d’être vérifiées par l’Opco , par exemple les dérogations à l’âge, les réductions de durée de parcours.

A noter : Le traitement automatique est un moyen de réduire les délais sur certains dossiers mais n’est pas une finalité, l’entreprise doit s’attacher à transmettre les éléments du contrat conclu.

Si le dossier n’est pas traité automatiquement, le dossier sera-t-il relancé ou refusé ?

Pas forcément, Atlas vérifie des points complémentaires mais le dossier peut tout de même être éligible et complet.

Atlas renvoie-t-il à l'entreprise le Cerfa complété avec le cadre réservé à l'Opco ?

Atlas remplit le "cadre réservé" à l'Opco et dépose le contrat auprès des services de l'État (sur la plateforme DECA), s'il est jugé conforme. L'entreprise et le CFA reçoivent alors une notification du dépôt du contrat via leur espace MyAtlas.

Le dépôt du contrat par Atlas auprès des services de l'État garantit-il sa conformité ?

Le dépôt du contrat par Atlas garantit que l'Opco a vérifié les points de contrôle (voir ci-dessus).

À noter : dans un 2e temps, les services de l'État en charge de la formation professionnelle vérifient l'éligibilité du contrat à l'aide exceptionnelle et/ou unique (voir ci-dessous). Ensuite, ils transmettent le dossier à l'Agence de Services et de Paiement (ASP) pour paiement de l'aide (voir ci-dessous). 

Après le dépôt par Atlas du contrat auprès des services de l'État en charge de la formation professionnelle (par voie dématérialisée sur la plateforme DECA), l'Opco reçoit un numéro de dépôt, qui est notifié à l'entreprise et au CFA (par courriel, s'ils sont abonnés au système de notifications automatiques d'Atlas ; sinon, dans leur espace MyAtlas) ;

Quelles informations les services de l'État vérifient-ils ?

Lorsque les services de l'État reçoivent le contrat déposé par l'Opco par voie dématérialisée, ils vérifient l'éligibilité du contrat à l'aide à l'alternance (notamment le statut juridique de l'entreprise, son effectif, la date de conclusion du contrat, le niveau de la certification visée), avant de le transmettre par voie dématérialisée à l'ASP afin que cette dernière verse l'aide.

Ultérieurement, pendant la vie du contrat, l'entreprise doit pouvoir produire plusieurs pièces justificatives, à la demande des services d’enregistrement ou des services d'inspection régionaux et/ou en cas de litige avec l'apprenti ou le CFA :

• le titre ou diplôme détenu par le maître d’apprentissage en rapport avec la qualification
• visée par l’apprenti ;
• les justificatifs d’expérience professionnelle du maître d’apprentissage ;
• pour un apprenti mineur employé par un ascendant, l’attestation d’ouverture d’un compte bancaire avec la précision du lien de parenté.

Quels peuvent-être les points bloquants pour les services de l'État et/ou pour l'ASP ?

La transmission du contrat pour paiement peut être entravée par plusieurs facteurs :

• transmission d’un contrat avec un n° de Siret qui n’est plus actif ou une adresse erronée ;
• données DSN non transmises par l’employeur ou en incohérence avec les données présentes sur le Cerfa (l’établissement de l’entreprise doit correspondre strictement au lieu d’exécution du contrat et à la DSN de l’entreprise) ;
• RIB non renseigné ou ne correspondant pas à la dénomination de l'employeur ;
• erreur de saisie par l’employeur lors de la transmission du contrat (effectif, date de conclusion…). 

Quel est le rôle de l'ASP ?

L'ASP est l'organisme chargé par l'État, entre autres missions, de verser aux entreprises les aides éventuelles au recrutement d'alternants.

Pour les entreprises de moins de 250 salariés, la transmission à l'ASP du contrat par les services de l'État en charge de la formation professionnelle vaut décision d’attribution des aides, sous réserve que le dossier soit complet :

1. l'ASP envoie un courriel de validation du dossier à l’employeur :
   • elle l'invite par mail à se connecter au portail en ligne Sylaé (que l'entreprise doit avoir créé ; voir ci-dessous), afin qu'il puisse vérifier, transmettre ou modifier ses coordonnées bancaires ;
   • elle lui transmet un échéancier prévisionnel des paiements ;
2. l'ASP dépose sur le portail Sylaé un courrier pour informer l'entreprise du 1er paiement de l'aide ;
3. tous les mois, l'ASP dépose un avis de paiement sur le portail Sylaé.

Pour les entreprises de 250 salariés et plus, le versement de l’aide à l'alternance est conditionné à l'envoi à l'ASP d’un formulaire d'engagement, par lequel les entreprises s'engagent à compter une certaine proportion d'alternants dans leurs effectifs (tous les détails sur ces conditions dans la rubrique "Quelles aides et quels financements ?", à la question "Quelles conditions d'éligibilité à l'aide à l'alternance pour les entreprises de 250 salariés et plus ?")

Concrètement, l’ASP met à la disposition des entreprises un formulaire d’engagement à compléter. Elles doivent le renvoyer dans un délai de 8 mois à compter de la date de conclusion du contrat. La réception de ce formulaire permettra à l’ASP d’enclencher les paiements.

À noter : l'effectif à renseigner sur le Cerfa est celui de l'entreprise et non pas celui de l'établissement. Si une entreprise de 250 salariés ou plus a indiqué moins de 250 salariés en référence à son établissement concerné, elle va recevoir l'aide directement, mais elle devra ensuite la rembourser et remplir les conditions applicables à sa taille, avec un circuit de traitement différent de la part de l'ASP.

Comment l'entreprise peut-elle créer un compte sur Sylaé, pour recevoir les informations de l'ASP ?

Pour créer un compte sur Sylaé, l'entreprise doit se rendre sur le portail dédié et renseigner le code d'inscription transmis par l'ASP à la suite de la validation du dossier.

À noter : pour recevoir le premier courriel de l'ASP l'informant de la validation de son dossier et lui communiquant un code pour créer un compte sur Sylaé, l'entreprise doit impérativement avoir mentionné une adresse mail sur le Cerfa transmis à Atlas.

Quand et comment recevoir l’aide à l’alternance?

La date de 1er versement de l'aide exceptionnelle de l'État ou de l'aide unique aux employeurs d'apprentis dépend de plusieurs paramètres (voir ci-dessus). Il est tout d'abord indispensable que les coordonnées bancaires de l'entreprise soient transmises à l'ASP via le portail Sylaé. 

L'ASP a 2 séries de paiement par mois. 

Si le contrat est éligible à l'aide à l’alternance, cette dernière est versée rétroactivement à compter de la date de début d’exécution du contrat, que l’apprenti commence par une période en entreprise ou en CFA. Ensuite, l'aide est versée mensuellement.

L’aide à l’alternance est versée chaque mois avant le paiement de la rémunération de l'apprenti par l’employeur. Mais dès lors qu'il a versé le salaire à l'apprenti, l'employeur doit transmettre chaque mois la DSN à l'ASP pour permettre la vérification - a posteriori pour le mois concerné - de la poursuite et de la bonne exécution du contrat d'apprentissage. Faute de transmission de la DSN, l’aide est suspendue le mois suivant.

À noter : dans le cas d'un contrat de moins de 12 mois, l’aide qui est due au titre de chaque mois commencé est versée au prorata de cette durée.

Que faire en cas d'absence de versement des aides, si le contrat a bien été déposé auprès des services de l'État (via la plateforme DECA) ?

L’ASP met à la disposition des employeurs, bénéficiaires de l’aide ou susceptibles de l’être, un numéro unique employeur d’assistance pour la métropole : 0809 549 549. Ce service est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 12 heures et de 13h30 à 17 heures.

Pour joindre l'ASP dans la zone Océan indien : 0 809 540 541
Pour joindre l'ASP dans la zone Antilles Guyane : 0 809 540 640

Quels événements suspendent ou stoppent le versement de l'aide à l’alternance ?

L’aide exceptionnelle de l'État n'est plus versée dans les cas suivants :

• à la fin de la première année d’exécution du contrat d’apprentissage. Les entreprises éligibles à l’aide unique aux employeurs d'apprentis percevront, pour la suite du contrat, les montants relatifs à cette aide (dans la rubrique "Quelles aides et quels financements ?", voir la question sur les modalités de l'aide à l’alternance) ;
• en cas de rupture anticipée du contrat ou de suspension du contrat, entrainant une interruption du versement de la rémunération. Si le contrat est rompu avant la fin de la 1re année d’exécution, l’aide exceptionnelle n’est plus due à partir du mois suivant la rupture du contrat. Le montant de l’aide sera proportionnel à la durée du contrat.

Dès lors qu’aucune rémunération brute n’est versée à l’apprenti par l’employeur au cours du mois concerné (information présente dans la DSN), l’aide exceptionnelle n’est pas due pour les mois où le contrat d’apprentissage est suspendu, quel que soit le motif de la suspension.