FAQ Apprentissage - Comment conclure un contrat ?

Saisir un contrat d'apprentissage - Pas à pas

Quelles sont les principales formalités ?

Pour l'embauche d'un apprenti, l'entreprise doit effectuer les démarches suivantes :

• faire la déclaration préalable à l’embauche ;
• conclure (signer) le contrat d'apprentissage au plus tard le 1er jour où il commence (date de début d'exécution) ;
• transmettre le contrat d’apprentissage via l'espace MyAtlas au plus tard dans les 5 jours qui suivent la date de début du contrat (date de début d'exécution) ;
• disposer de l’ensemble de pièces justificatives nécessaires, susceptibles d’être demandées par Atlas et/ou les services de l'État en charge de la formation professionnelle, en cas de contrôle.  
• affilier l’apprenti à la caisse de retraite complémentaire de l'entreprise ;
• prévoir la visite médicale d’embauche ;
• contractualiser la convention de formation avec le CFA.

Comment le contrat et sa demande de prise en charge doivent-ils être formalisés ? Où trouver le formulaire Cerfa ?

La demande de prise en charge du contrat d'apprentissage est à saisir sur l'espace MyAtlas de l'entreprise, rubrique "nouvelle demande". La saisie est facilitée par des "infobulles" qui indiquent les informations attendues dans les différents champs à remplir, alertent sur une information non conforme ou incohérente pour le dépôt du contrat ou mettent l'accent sur une disposition réglementaire importante.

Les contrôles mis en place sur myAtlas servent à guider l’entreprise lors de la saisie. L’entreprise s’engage sur la conformité des informations saisies.

À l'issue de la saisie, le contrat peut être édité (cliquer sur "imprimer Cerfa"). Il doit alors être proposé par l'entreprise à la signature des autres parties prenantes avant de valider l’envoi.

Le CFA peut-il saisir le contrat pour le compte de l'entreprise ?

Oui, le CFA peut saisir le contrat pour le compte de l'entreprise, s'il a créé son compte sur myAtlas. Un espace est en effet ouvert à tout CFA ayant été expressément mandaté par l'entreprise pour transmettre les éléments du Cerfa à Atlas. Le CFA porte alors la responsabilité de l'exactitude des données saisies.

À l'issue de cette saisie, une notification est activée sur l’espace MyAtlas du CFA et de l'entreprise signataire du contrat, pour acter la transmission des informations. En cas de besoin d'informations complémentaires, Atlas contactera directement l'entreprise et notifie la demande au CFA dans son espace myAtlas. L'entreprise et le CFA seront informés simultanément de la décision prise par Atlas, à l'issue de l'instruction du dossier, dans leur espace MyAtlas.

Les CFA peuvent s'abonner au système de notifications mis en place par Atlas, pour recevoir directement les informations sur un rythme quotidien, hebdomadaire ou mensuel, sans avoir besoin d'aller voir si une notification a été déposée dans leur espace MyAtlas.

À noter : si le CFA ne connaît pas (ou pas avec certitude) l'opérateur de compétences dont relève le contrat, il peut consulter le CFAdock. En renseignant le numéro de Siret de l'entreprise, le CFA obtient le nom de l'Opco compétent et ses coordonnées.

Concernant l'adresse à indiquer, est-il possible de mentionner celle du siège ?

Non. L'adresse à indiquer est celle du lieu d'exécution du contrat. Elle doit nécessairement correspondre à celle mentionnée sur la DSN.

Si l'entreprise ne voit pas apparaître dans son espace MyAtlas son établissement qui emploie l'apprenti, elle doit prendre contact avec un conseiller Atlas pour que l'établissement puisse être ajouté.

À noter : une erreur sur l'adresse retarde le traitement du contrat et le versement des aides. 

Si le lieu d’exécution du contrat n’a pas de Siret (un bureau distant, par exemple), quelle adresse faut-il indiquer sur le contrat ?

L'adresse à indiquer est celle de l’établissement de rattachement.
Si le lieu d'exécution du contrat dispose d'un Siret, il est nécessaire de le renseigner. Si l'établissement ne l'a pas encore fait, il doit créer un compte et renseigner un certain nombre de données sur myAtlas.

Comment se calcule l'effectif total de l’entreprise ?

Il s'agit de l'effectif salarié annuel : il correspond à la moyenne du nombre de salariés employés au cours de chacun des mois de l'année civile précédente.

Les personnes suivantes ne sont pas prises en compte dans le calcul des effectifs :

• salariés en CDD et travailleurs temporaires qui remplacent un salarié absent ;
• alternants en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation ;
• personnes en Contrat unique d'insertion (CUI) ou contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE) ;
• stagiaires (étudiants ou en formation professionnelle) ;
• dirigeants (gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, présidents du conseil d'administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA, présidents et dirigeants de SAS) ;

Les travailleurs intérimaires sont comptabilisés à la fois dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire et dans celui de l'entreprise utilisatrice. Mais ils ne sont pas comptés dans l'entreprise utilisatrice lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou lorsqu'ils ont été liés par contrat de travail temporaire pendant une durée totale de 3 mois (au moins 455 heures) au cours de la dernière année civile.

À noter : les entreprises de 250 salariés et plus sont éligibles à l'aide exceptionnelle de l'État sous certaines conditions, et ne sont pas éligibles à l'aide unique aux employeurs d'apprentis (voir la rubrique "Quelles aides et quels financements ?").

Si l’apprenti ne dispose pas d’un NIR (n° de Sécurité sociale), que faut-il indiquer ?

Lorsque l'apprenti ne dispose pas encore d'un NIR (Numéro d'inscription au répertoire, qui correspond au numéro de Sécurité Sociale), dans le cas d'un apprenti étranger par exemple, il faut indiquer un numéro transitoire sur le Cerfa. Il existe deux types de numéros transitoires :

• le Numéro d'Immatriculation d'Attente (NIA), commençant par "7" pour un homme ou par "8" pour une femme ; le NIA est attribué par un organisme de Sécurité sociale ;
• le Numéro Technique Temporaire (NTT), en l'absence de NIA : ce NTT commence par "1" (pour un homme) ou "2" (pour une femme) : il est suivi du SIREN de l'entreprise, puis d'un identifiant unique défini par l'employeur. Le NTT, au global, ne doit pas comporter plus de 15 caractères (sans espace entre les chiffres).

Dès l’obtention définitive du Numéro d’inscription au Répertoire de la Sécurité Sociale (NIR), ce numéro doit impérativement nous être communiqué dans les meilleurs délais via la fonction Modifier le cerfa accessible dans le détail du dossier. En effet cette information est nécessaire pour le dépôt du dossier auprès des services de l’Etat en charge de la formation professionnelle.

Lorsque l’apprenti n’a pas encore obtenu les résultats de son examen, comment renseigner le “diplôme ou titre le plus élevé obtenu” ?

Il convient d'indiquer le diplôme ou le titre obtenu précédemment. Dès lors que l'apprenti aura obtenu sa nouvelle certification, il conviendra de la mentionner sur MyAtlas en établissant un avenant.

Pour les apprentis hors Union européenne, faut-il joindre l’autorisation de travail au Cerfa ?

Non, ce n'est pas nécessaire.

La désignation du maître d'apprentissage est-elle obligatoire ? 

Oui, la désignation d'un maître d'apprentissage est obligatoire pour accompagner l'apprenti. 
Un 2nd maître d'apprentissage peut être désigné. La fonction tutorale peut être partagée entre plusieurs salariés, mais l’un d’entre eux doit être désigné comme référent.

Qui peut être maître d’apprentissage ?

Le maître d’apprentissage doit être un salarié de l’entreprise, volontaire, majeur et offrir toutes garanties de moralité. Le chef d'entreprise ou le conjoint collaborateur peut remplir cette fonction.

Le maître d'apprentissage doit remplir les conditions de compétences professionnelles suivantes :

• soit être titulaire d'un diplôme ou d'un titre relevant du même domaine professionnel que celui de l'apprenti et d'un niveau au moins équivalent à celui préparé par l'apprenti, et justifier également d'une année d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification visée par l'apprenti ;
• soit justifier de deux années d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification visée par l'apprenti.

Un accord de branche peut fixer des conditions différentes.

Combien d’apprentis un maître d’apprentissage peut-il encadrer ?

Un maître d'apprentissage peut encadrer simultanément deux apprentis au maximum, ainsi qu'un "redoublant" ayant échoué à son examen.

Pour plus de détails sur les règles applicables au maître d’apprentissage, voir la question “Quelle mise en œuvre opérationnelle du contrat entre l’entreprise, le CFA et l’apprenti ?” 

L'apprenti a signé un précédent contrat : comment obtenir son numéro ?

Cette information peut être obtenue auprès de l'apprenti ou du CFA. Cette information n’est cependant pas obligatoire pour la transmission du contrat

L’apprenti a signé un précédent contrat, qui n'a pas été validé et n'a donc pas de numéro. Que faut-il indiquer ?

Si le précédent contrat n'a pas été validé, il n'est pas officiellement reconnu comme un contrat d'apprentissage. Le "nouveau" contrat" est donc considéré comme un contrat initial.

À quoi correspond la "date de conclusion" ?

La "date de conclusion" correspond à la date de signature du contrat entre les différentes parties prenantes. C’est cette date qui conditionne l’éligibilité à l’aide exceptionnelle et à l'aide unique (voir la rubrique "Quelles aides et quels financements ?").

À noter : la date de conclusion ne peut être postérieure à la date de début d’exécution du contrat.

Si le contrat démarre par une période de formation en CFA, faut-il en tenir compte ou uniquement retenir le début de la période en entreprise ?

La date de début d’exécution du contrat à renseigner correspond au 1er jour de réalisation de la prestation de travail de l'apprenti, que ce soit en entreprise ou au CFA.

La date de début de formation pratique chez l’employeur également demandée correspond au 1er jour où débute effectivement la formation pratique chez l’employeur.

Dans la partie rémunération, faut-il indiquer les dates de début et de fin de contrat, ou de début et de fin de formation ?

Les dates à indiquer pour la rémunération doivent correspondre aux dates de début et de fin du contrat.

Plus de détails sur la rémunération à appliquer dans la rubrique "Comment déterminer la rémunération de l'apprenti ?".

Si le lieu principal de la formation n’est pas le CFA responsable, quel établissement faut-il renseigner ?

Il faut mentionner le CFA responsable. L'information complémentaire sur le lieu principal de formation sera précisée dans la convention de formation.

Où trouver le code diplôme de la formation visée ?

Chaque diplôme ou titre professionnel ouvert à l’apprentissage est identifié par un "code diplôme" à huit positions, qui permet de déterminer le niveau de prise en charge des coûts pédagogiques par Atlas. L'entreprise peut contacter le CFA pour obtenir ce "code diplôme" si elle ne le connaît pas. 

À noter : le code diplôme est différent du code RNCP.

Si la formation visée ne dispose pas de code diplôme, que faut-il mentionner ?

Le code diplôme est une information obligatoire à fournir, pour qu'Atlas puisse instruire le contrat, le valider et le déposer auprès des services de l'État en charge de la formation professionnelle.

Si une formation ouverte à l'apprentissage ne dispose pas encore de code diplôme, le CFA peut demander au certificateur (du diplôme ou du titre concerné) d'effectuer une démarche pour en obtenir un. Le certificateur formalise la demande à l’adresse suivante : diplome.apprentissage@education.gouv.fr, en indiquant l’intitulé et le numéro de la fiche RNCP du diplôme ou du titre concerné. Si le diplôme ou le titre concerné est bien enregistré au RNCP (à l'exception des diplômes et titres d’ingénieur qui constituent des cas particuliers), le code diplôme sera fourni à l'entreprise dans les meilleurs délais.

En attendant de recevoir ce code diplôme et de le communiquer à Atlas, l'entreprise (ou le CFA pour le compte de l'entreprise) peut indiquer le code à huit chiffres : 99999999 sur le Cerfa, dans le champ dédié.

À quoi correspond la date de début du cycle de formation ?

La date de début du cycle de formation correspond à la date d’entrée de l'apprenti dans la formation, même si le début de la formation a été réalisé sous un autre statut ou à la suite d'un précédent contrat d’apprentissage.

Si l'apprenti est entré en formation avant la signature du présent contrat, sous le statut de stagiaire de la formation professionnelle, il faut indiquer les mentions suivantes :

• "date de début du cycle de formation" : indiquer la date d’entrée dans le cycle de formation démarré sous le statut précédent de stagiaire de la formation professionnelle ;
• rubrique "l'apprenti" (page 1 du Cerfa), "situation avant ce contrat" : mentionner le chiffre 7 ("en formation au CFA avant signature d’un contrat d’apprentissage").

Si le contrat d'apprentissage a été rompu avec l'employeur, mais que l'apprenti poursuit sa formation au CFA sous statut de stagiaire de la formation professionnelle, il faut indiquer les mentions suivantes :  

• "date de début du cycle de formation" : indiquer la date d’entrée en formation dans le cycle de formation démarré lors du contrat d’apprentissage qui a été rompu ; 
• rubrique "l'apprenti" (page 1 du Cerfa), "situation avant ce contrat" : mentionner le chiffre 8 ("en formation au CFA, sans contrat d’apprentissage, suite à rupture").

Combien de temps après la conclusion du contrat, le cycle de formation peut-il débuter ?

Le contrat d'apprentissage porte mention de plusieurs dates : le début de l'exécution du contrat d'apprentissage, la fin du contrat, le début du cycle de formation.

Le début de la période de formation au CFA ne peut intervenir plus de trois mois après le début d'exécution du contrat.

De la même façon, le début de la période en entreprise ne peut intervenir plus de trois mois après le début d'exécution du contrat.

Le contrat d’apprentissage peut-il se poursuivre après la fin des examens ?

Oui.

La date de fin de contrat intervient :

• au plus tôt le dernier jour de la dernière épreuve nécessaire à l’obtention du titre ou diplôme préparé par l'apprenti ;
• au plus tard dans les deux mois après la dernière épreuve sanctionnant le cycle, ou à la veille du début du cycle de formation suivant.

La durée du contrat d’apprentissage peut-elle être plus courte ou plus longue que celle du cycle de formation ?

En principe, la durée du contrat est égale à la durée du cycle de formation. Mais la durée du contrat, ou de la période d’apprentissage (dans le cas d'un CDI), peut être inférieure ou supérieure à celle du cycle de formation préparant à la qualification qui fait l’objet du contrat. Notamment dans les cas suivants : personnes en situation de handicap, sportifs de haut niveau, échec à l'examen de l'apprenti, cycle de formation entamé sans contrat d'apprentissage, nouveau contrat signé après la rupture d'un premier contrat.

La durée du contrat peut également être abaissée pour tenir compte :

• du niveau initial de compétences de l’apprenti ;
• des compétences acquises dans les cas suivants :
  • mobilité à l’étranger ;
  • activité militaire dans la réserve opérationnelle ;
  • service civique ;
  • volontariat militaire ;
  • engagement comme sapeur-pompier volontaire.

Ces cas de figure nécessitent une convention tripartite signée par le CFA, l’employeur et l’apprenti (ou son représentant légal s'il est mineur), annexée au contrat d’apprentissage.

Au moment de la transmission du contrat, via l'espace myAtlas (mais pas sur le Cerfa lui-même), il convient d'indiquer qu'une période de mobilité est organisée dans le champ "mobilité internationale" (cocher la réponse "oui"), ce qui permet d'activer une prise en charge complémentaire (dans la rubrique "Quelles aides et quels financements ?", voir la question "Quelles sont les aides à la mobilité internationale versées par Atlas ?")    

Une convention de mobilité doit être conclue, associant les différentes parties prenantes :

• l’alternant ;
• l’employeur en France ; 
• le CFA en France ; 
• l’employeur à l’étranger ; 
• le cas échéant, l'organisme de formation à l’étranger.

Dès lors que la convention de mobilité est conclue, l'entreprise doit la déposer sur son espace myAtlas.