Formation
8 août 2022

C’est le travail commun des onze opérateurs de compétences qui permet à la norme d’échange API CFA de voir le jour en 2021. Son objectif ? Faciliter la relation administrative entre opco et CFA. Au travers d’un portail inter-opco elle permet, aux établissements qui le souhaitent, de transmettre les contrats d’apprentissage et/ou factures selon une norme commune.

Roger Raybaud, directeur du CFA régional de l’Académie de Nice, Sollene Moy et Marie-José Munoz, respectivement responsable pédagogique et chargée des relations entreprise à l’ESAME, reviennent sur leur expérience utilisateur de la norme d’échanges API CFA.

Pour quelles raisons votre CFA a-t-il souhaité recourir à la norme d’échange API CFA ?

Roger Raybaud, directeur du CFA régional de l’Académie de Nice : Nous nous sommes intéressés à la norme d'échange API CFA pour la sécurisation des données. Avant cette norme, nous étions obligés d’aller sur la plateforme de l’opco et de saisir à la main tout ce que nous avions déjà rentré sur notre propre environnement de travail numérique, puis de télécharger les documents signés manuellement par tout le monde.

Désormais, les éléments d’informations partent de notre logiciel. Ils sont fiables, sans erreur de saisie. Une fois que l’opco les a récupérés, nous obtenons un échéancier de paiement qui est enregistré sur notre système. Périodiquement, nous émettons des factures que nous télétransmettons. Les données sont sécurisées de bout en bout. Nous gagnons en temps, et en efficacité.

Sollene Moy, responsable pédagogique à l’Esame : Nous avons pris la décision dans un souci de gain de temps, en termes de rédaction et de transmission. Il y a par ailleurs moins de risque de perte qu’avec un envoi de documents par La Poste. Au 22 juillet 2022, sans avoir encore tous les chiffres de la campagne 2022, 98 contrats sont en télétransmission. Nous traitons en moyenne 220 à 250 contrats par an.

Depuis quand votre établissement est-il accroché et sur quel périmètre ?

Roger Raybaud  : Nous sommes sur la transmission de contrats et de factures. Nous avons commencé en début d’année 2022, dès que cela a été possible. Atlas a d’ailleurs fait partie des premiers opérateurs de compétences à le proposer.

L’accrochage a été facile. Il a suffi d’entrer une clé API et notre logiciel Ypareo était exploitable en l’état. Il a toutefois fallu se former à de nouvelles manipulations et à des modalités différentes.

Sollene Moy : Nous sommes accrochés depuis le mois de mars 2022. Notre CFA s’est d’abord intéressé à la dimension facturation de la norme, avant d’y recourir également pour les contrats

Comment s’est passée la transition vers la norme d’échange API CFA ?

Roger Raybaud  : Nous avons d’abord essayé avec un premier dossier en commençant par la transmission de factures. Le contrat ciblé était déjà en cours. Nous nous sommes connectés à l’opco et nous avons récupéré l’échéancier pour ensuite émettre notre première facture. Un message nous a rassuré sur le fait que l’envoi avait été un succès. Nous avons ensuite repris tous les contrats pour garantir leur raccordement. C’était très simple et très souple.

Il a fallu apprendre une nouvelle façon de travailler mais cela a été assez rapide. Le fait d’avoir directement un lien avec l’opco pour envoyer les Cerfa et les conventions de formation est vraiment pratique.
Marie-José Munoz
Chargée des relations entreprise, Esame

Quels gains observez-vous depuis votre raccordement à l’interface ?

Roger Raybaud  : Nous bénéficions de la sécurisation des éléments échangés. Nous sommes également, CFA et opco, à niveau d’information toujours identiques. Lorsque nous envoyons une rupture, elle est enregistrée et modifie l’échéancier et les versements prévus plus rapidement.

Nous avons aussi gagné en rapidité. Il n’y a plus d’attente entre le moment où nous transmettons une information et la réception. Cette dynamique amène une accélération dans le traitement d’un dossier, tant lors du dépôt que de l’émission de contrat, de la facturation et du paiement des factures.

Sollene Moy  : La double-saisie est désormais limitée. Avant, il fallait saisir les informations dans notre outil et dans l’application des opco. Il y a eu également un changement au niveau des paiements. Désormais, dans le cas d’Atlas, nous sommes payés dans un délai de 15 jours, ce qui est d’une importance considérable.

Le fait de ne plus avoir cette double saisie réduit par ailleurs sensiblement le nombre d’erreurs.
Marie-José Munoz
Chargée des relations entreprise, Esame

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