Depuis la fin du mois de janvier 2023, les entreprises peuvent sur myAtlas Entreprise réaliser une transmission entièrement automatisée et sécurisée de leurs contrats d’apprentissage. Carole Colléaux, Cheffe de projet apprentissage à la direction alternance d’Atlas, détaille ce process d’automatisation et ses enjeux pour les entreprises.
Comment Atlas gère le traitement des contrats d’apprentissage pour les entreprises adhérentes ?
Depuis 2020, Atlas permet à ses adhérents, via un espace personnel sur le portail myAtlas Entreprise, de déposer leurs contrats d’apprentissage de manière sécurisée et dématérialisée. Le traitement de chaque dossier nécessitait l’intervention d’un gestionnaire, ce qui en fonction des volumes à traiter pouvait occasionner un allongement des délais de réponse. Depuis le 30 janvier 2023, Atlas a intégré l’automatisation du traitement et de la validation des contrats d’apprentissage, afin de faciliter et de fluidifier le traitement des dossiers.
En quoi consiste la nouvelle fonctionnalité d’automatisation du traitement des contrats d’apprentissage ?
Dès la saisie par l’entreprise, le système vérifie de manière automatique les données du formulaire (Cerfa), à partir de différents référentiels. Ces contrôles portent sur :
- Le type de contrat,
- Les informations relatives au candidat, à l’entreprise et au CFA ou OFA,
- La rémunération de l’apprenti,
- Le montant de la formation et les coûts pédagogiques, etc.
Si la donnée est conforme aux règles de gestion et aux référentiels externes, et si les points de contrôles réglementaires sont respectés, le contrat est orienté vers un flux de traitement automatique. À l’inverse, si le dossier est identifié comme complexe, présentant des anomalies ou incomplet, il est orienté vers un flux de gestion manuelle pour être analysé par un gestionnaire.
Pour les contrats intégrés au flux automatique, le système d’information établit automatiquement la décision d’engagement, qui précise le montant de la formation engagé et assure le dépôt du Cerfa dans la base DECA, auprès du Ministère du Travail, du Plein emploi et de l’Insertion. En revanche, en cas d’anomalie ou manque d’information, il bloque le contrat et un gestionnaire d’Atlas reprend le traitement manuel du dossier, sur la base des anomalies détectées.
Quels sont les enjeux de cette automatisation ?
Cette automatisation permet, tout d’abord de réduire drastiquement les délais de décision, puisque les contrats identifiés comme conformes pourront être déposés dans les 24h. Ensuite ce nouveau fonctionnement permet d’améliorer la qualité de la donnée transmise - les informations étant issues de référentiels éprouvés, elles sont plus fiables - cette montée en qualité est d’autant plus importante que les données des contrats sont ensuite transmises à DECA et à l’ASP pour le paiement de l’aide au recrutement, ainsi qu’à AGORA.
Au-delà des enjeux de qualité et de délai, nous avons aussi des enjeux d’harmonisation dans l’analyse et l’interprétation des dossiers qui peuvent parfois être différentes d’une personne à une autre. L’appui sur des règles de gestion harmonisées permet de limiter le risque d’erreur. Enfin, nous avons des enjeux de facilitation en termes de prise de décision et de dépôt de Cerfa puisque, même pour les dossiers traités manuellement, des indicateurs sont mis à disposition des gestionnaires pour identifier plus directement les anomalies et une simplification des étapes de validation a également été réalisée une fois la décision prise.
Existe-t-il un risque lié au traitement dématérialisé et automatique de ces contrats ?
Nous avons déjà expérimenté l’automatisation dans le cadre du chiffrage des dossiers, pour établir le bon montant de prise en charge, et cela fonctionne très bien, sur la base des données saisies par l’entreprise.
Pour l’automatisation du traitement nous avons sécurisé au maximum le processus, et le fait de s’appuyer sur des règles automatiques et des référentiels externes tend plutôt à sécuriser la qualité de la réponse. Par ailleurs nous mettons en place des étapes de vérification a posteriori et un monitoring serré de ce fonctionnement, avec une phase de rodage adaptée à ce début d’année, traditionnellement moins chargé en nombre de contrats.